Privacyverklaring
Privacyverklaring
Laatste aanpassing: 29 augustus 2026
De Kerstman en Mevrouw Claus hechten veel belang aan je privacy. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we dat doen, hoelang we deze bewaren en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?
De website www.dekerstman.be en het kerstproject worden beheerd door:
Guy Byl
Wichelen, België
E-mail: info@dekerstman.be
De vzw is momenteel in oprichting. Zodra de vzw officieel is opgericht, worden de gegevens in deze privacyverklaring aangepast.
2. Welke persoonsgegevens verzamelen we?
Wanneer je ons contactformulier invult, een bezoek aanvraagt of rechtstreeks contact met ons opneemt, kunnen we de volgende gegevens verwerken:
naam en voornaam;
e-mailadres;
telefoonnummer;
adres of locatie van het bezoek;
gewenste datum en tijdstip;
soort bezoek of evenement;
aantal aanwezigen;
leeftijden van kinderen, indien relevant voor het bezoek;
persoonlijke wensen en praktische informatie;
alle overige gegevens die je zelf in je bericht vermeldt.
We vragen alleen informatie die nodig is om je aanvraag te beantwoorden en een eventueel bezoek goed voor te bereiden.
Vermeld in het contactformulier geen gevoelige medische of andere strikt persoonlijke gegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor een veilige en passende organisatie van het bezoek.
3. Waarom verwerken we deze gegevens?
We gebruiken persoonsgegevens om:
vragen en berichten te beantwoorden;
aanvragen voor kerstbezoeken te beoordelen;
bezoeken voor te bereiden en te organiseren;
afspraken over datum, tijdstip, locatie en prijs te bevestigen;
contact op te nemen bij praktische wijzigingen;
onze wettelijke en administratieve verplichtingen na te leven;
misbruik van de website en het contactformulier te voorkomen.
De verwerking gebeurt omdat dit nodig is om je aanvraag te behandelen, afspraken uit te voeren, wettelijke verplichtingen na te leven of omdat je daarvoor toestemming hebt gegeven.
4. Gegevens van kinderen
Onze activiteiten richten zich onder andere op gezinnen en kinderen. We vragen kinderen niet om zelf persoonsgegevens via de website door te geven.
Aanvragen voor minderjarigen moeten worden ingediend door een ouder, wettelijke vertegenwoordiger of bevoegde organisator. Geef alleen gegevens over een kind door die noodzakelijk zijn om het bezoek persoonlijk, passend en veilig te laten verlopen.
5. Foto's en filmpjes
Foto's en filmpjes waarop personen herkenbaar in beeld komen, worden alleen op onze website, fotowand of sociale media gepubliceerd wanneer daarvoor toestemming werd verkregen.
Voor herkenbare minderjarigen vragen we toestemming aan een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Toestemming om een foto of filmpje te maken houdt niet automatisch toestemming in om het beeld openbaar te publiceren.
Je kunt een eerder gegeven toestemming intrekken door te mailen naar info@dekerstman.be. We verwijderen het beeld daarna zo snel als redelijk mogelijk uit onze eigen communicatiekanalen. Reeds gedeelde of door derden gekopieerde beelden kunnen niet altijd volledig worden teruggehaald.
6. Cookies en websitegebruik
Onze website gebruikt strikt noodzakelijke cookies om goed en veilig te functioneren. Voor deze cookies is geen toestemming vereist.
Andere cookies, bijvoorbeeld voor bezoekersstatistieken, ingesloten video's of externe diensten, worden alleen geactiveerd nadat je daarvoor toestemming hebt gegeven via de cookiemelding.
Je kunt niet-noodzakelijke cookies weigeren zonder dat de basisfuncties van de website onbruikbaar worden. Je kunt je keuze later aanpassen of cookies verwijderen via de instellingen van je browser.
7. Ingesloten inhoud en externe websites
De website kan filmpjes, kaarten, sociale-mediakoppelingen of andere inhoud van externe partijen bevatten. Wanneer je dergelijke inhoud opent, kunnen deze partijen technische gegevens verwerken of cookies plaatsen.
Op de verwerking door externe websites is hun eigen privacy- en cookiebeleid van toepassing. We raden aan dit beleid te lezen voordat je hun diensten gebruikt.
8. Met wie delen we persoonsgegevens?
Persoonsgegevens worden niet verkocht of verhuurd.
Gegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld met partijen die noodzakelijk zijn voor de werking van de website en de organisatie van een bezoek, zoals:
onze website- en hostingprovider;
e-mail- en formulierdiensten;
administratieve of boekhoudkundige dienstverleners;
medewerkers of vrijwilligers die betrokken zijn bij het bezoek;
bevoegde overheidsinstanties wanneer dit wettelijk verplicht is.
Deze partijen mogen de gegevens alleen verwerken voor de afgesproken dienstverlening of op grond van een wettelijke verplichting.
9. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige externe diensten, zoals videoplatformen of analysediensten, kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.
Wanneer dit gebeurt, wordt gebruikgemaakt van een wettelijk erkend beschermingsmechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit of passende contractuele waarborgen.
10. Hoelang bewaren we persoonsgegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig:
onbeantwoorde of algemene contactvragen: maximaal 12 maanden na de laatste communicatie;
aanvragen die niet tot een boeking leiden: maximaal 12 maanden;
gegevens over uitgevoerde bezoeken: zolang dit nodig is voor de organisatie, opvolging en eventuele wettelijke verplichtingen;
boekhoudkundige documenten: gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn;
foto's en filmpjes: zolang de toestemming geldig blijft of totdat verwijdering wordt gevraagd, tenzij een andere rechtsgrond van toepassing is.
Daarna worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
11. Hoe beveiligen we je gegevens?
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongeoorloofde openbaarmaking.
Alleen personen die de gegevens nodig hebben voor de behandeling van een aanvraag of de organisatie van een bezoek krijgen toegang.
12. Welke rechten heb je?
Je hebt, voor zover de wettelijke voorwaarden vervuld zijn, het recht om:
je persoonsgegevens in te kijken;
onjuiste gegevens te laten verbeteren;
je gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen een verwerking;
je gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen;
een eerder gegeven toestemming in te trekken.
Een verzoek kun je sturen naar info@dekerstman.be. Om te voorkomen dat iemand anders je gegevens opvraagt, kunnen we vragen om je identiteit op een passende manier te bevestigen.
13. Klacht indienen
Heb je een vraag of klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op via info@dekerstman.be.
Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
14. Wijzigingen
Deze privacyverklaring kan worden aangepast wanneer onze werking, website of wettelijke verplichtingen veranderen. De meest recente versie staat altijd op deze pagina. Bovenaan vermelden we de datum van de laatste wijziging.